Checkliste für Intranets

Die Checkliste für Intranets basiert auf der jahrenlangen Erfahrung unserer Beratung und bietet den Kunden und uns einen schnellen Einstieg in das geplante Projekt.

In vielen Unternehmen ist das Thema Intranet, Social Intranet, Wissensdatenbanken oder interne Kommunikation ein wichtiger Punkt um marktfähig oder konkurrenzfähig zu den Mitbewerbern zu bleiben.

Seit Jahren beraten wir mittelständische Unternehmen, Verbände und Institutionen. Meistens sind die Projektleiter oder das Projekteam mit ihrem Tagesgeschäft schon voll und ganz ausgelastet. Das bedeutet Zeitverlust in der Umsetzung des Intranetprojekts, sowie zum Teil Frustration bei der Projektplanung und Einführung. Bei der IntranetBOX verfolgen wir den Ansatz “out of the BOX”. Das heißt für die Entscheider direkt ein “look and feel” bei der möglichen Intranet-Lösung für Ihr Unternehmen.

Für unsere Beratung haben wir Fragebögen mit Checklisten entwickelt, anhand deren dann Projektteams in Workshop mit uns Ihre Ziele erarbeiten.

Um Ihre Intranet-Projektanfrage besser einschätzen zu können, bitten wir Sie uns Ihr Anforderungsprofil zu Ihrem Intranet-Projekt zu zusenden.

Sie können gerne über unser Kontaktformular mit uns in Kontakt treten. Vielen Dank!

Hier ein kurzer Einblick in unsere Checkliste mit Fragen.

Die K3 Innovationen GmbH stellte für Ihr einfaches – und dennoch hochprofessionelles – Baukastensystem für die Einführung eines Intranets bei Firmen jedweder Größenordnung einen einfachen „Bauplan“ vor.

Aufgrund vieler Anfragen zu Unterstützungs- sowie Beratungsleistungen bei der Einführung eines Intranets, bietet die K3 Innovationen GmbH eine plausible Hilfestellung – angefangen bei den ersten Schritten bis hin zur gewünschten Intranet-Plattform. Der Kunde erhält somit eine effektive „Bedienungsanleitung“ zur richtigen Planung und Einführung eines Intranets.

Die beiden ersten Punkte durchleuchten wir in diesem Beitrag, die “Online-Präsentation” und der “initiale Workshop” beim Kunden.

Online-Präsentation

Im ersten Schritt bietet das Team der K3 Innovationen GmbH dem Kunden eine etwa 30-minütige Online-Präsentation der IntranetBOX als Webinar an. Der Kunde bekommt kurz vor dem Termin die Zugangsdaten per E-Mail und loggt sich dann ganz bequem an seinem PC zum vereinbarten Zeitpunkt in das Webinar ein. „Am effektivsten ist es,“ so die Geschäftsführer der K3 Innovationen GmbH, „wenn bei dieser Präsentation bereits alle Mitarbeiter des Kunden an einem Tisch sitzen, die später Verantwortung für den Projekterfolg übernehmen.

Denn bereits in diesem frühen Stadium gibt es häufig Fragestellungen von unterschiedlichen Abteilungen, wie Marketing, Sales und IT, die grundlegende Strukturen bedingen, und die von unseren Fachleuten direkt in der Präsentation beantwortet werden können, so dass alle auf demselben Wissensstand sind.“

Diese erste Präsentation ist im Übrigen für den Kunden völlig kostenfrei und bietet den weiteren Vorteil, dass alle Mitarbeiter des Projektteams nicht nur eine Beratung erhalten, sondern sich auch von der leichten Bedienbarkeit und den vielen möglichen Funktionen und Gestaltungsoptionen überzeugen können.

Intitaler Workshop

Der zweite Schritt im Ablaufplan ist dann der initiale, meist halbtägige Workshop beim Kunden vor Ort. Ein – oder auch zwei – Mitarbeiter des K3 Innovationen GmbH-Teams beraten den Kunden bei der Erarbeitung seiner Anforderungen, Strategie und Ziele.

„Beim ersten persönlichen Kennenlernen ist es natürlich auch ganz wichtig, dass möglichst viele der Mitarbeiter des Projektteams des Kunden am Tisch sitzen, da hier gemeinsam die Anforderungen an das künftige Intranet detailliert festgelegt werden.“

Der Workshop ist eine kostenpflichtige Leistung der K3 Innovationen GmbH, die allerdings zu sehr günstigen pauschalen Konditionen zu haben ist und am Ende auch ein Workshop-Protokoll beinhaltet, das als gute Grundlage für ein Lastenheft dienen kann.

Basierend auf jahrelanger Erfahrung steht dem Kunden mit dem Team der K3 Innovationen GmbH von Anfang an ein Team von Spezialisten zur Seite, das die verantwortlichen Mitarbeiter im Unternehmen mit professionellem Rat unterstützt.

Lesen Sie nächste Woche über die Erstellung eines Lasten- bzw. Pflichtenheftes, das die Grundlage für die individuelle Angebotserstellung und die Beauftragung als nächste Schritte im Ablaufplan zur Realisierung des Intranets bildet.

Im Teil 1 stellte die K3 Innovationen GmbH die ersten beiden Schritte des ‚Bauplans‘ hierzu vor:

Nachdem der Kunde in einer ersten kostenfreien Online-Präsentation/Webinar die grundlegenden Funktionen der IntranetBOX kennenlernen kann, erarbeiten die kompetenten Mitarbeiter der K3 Innovationen GmbH mit dem Projektteam des Kunden vor Ort in einem zweiten Schritt konkrete Anforderungen, eine Strategie und Ziele in einem initialen Workshop.

Workshop

Jede Fachabteilung des Kunden hat eigene Vorstellungen, Anforderungen und Zielgruppen. Damit diese in das Gesamtkonzept einfließen können und in der Umsetzung später auch Berücksichtigung finden, führt das Team der K3 Innovationen GmbH in einem dritten Schritt Kurzworkshops mit den Fachabteilungen durch. In der Folge sind die Voraussetzungen für ein erfolgreiches Intranet-Projekt definiert.

Lasten- und Pflichtenheft

Im vierten Schritt unterstützt dann die K3 Innovationen GmbH auf der Grundlage der gesammelten Informationen und der Entscheidung für sein Mitarbeiterportal den Kunden gerne bei der Erstellung eines Lastenheftes, in das alle Anforderungen einfließen sollten. Denn auf dieser Grundlage wird ein Pflichtenheft erstellt, in dem der gesamte Leistungsumfang für den Auftrag definiert wird.

Angebot

Im fünften Schritt der Vorbereitungen erhält der Kunde dann sein individuelles Angebot für die Umsetzung des Projektes durch die K3 Innovationen GmbH.

Der smarte Vorteil einer Zusammenarbeit mit der K3 Innovationen GmbH ist, dass sich das Projektteam des Kunden auf die wesentlichen Dinge konzentrieren kann, während die Detailarbeit erfahrungsgemäß auf die kompetenten Mitarbeiter der K3 Innovationen GmbH übertragen wird – Beratungsleistung inklusive.

Im Teil 2 stellte die K3 Innovationen GmbH bereits die ersten Schritte des ‚Bauplans‘ hierzu vor:

Nach der ersten kostenfreien Online-Präsentation, dem initialen Workshop, den Kurzseminaren in den Fachabteilungen beim Kunden und schließlich der Erstellung des Lasten- und – darauf aufbauend – des Pflichtenheftes, erhält der Kunde sein individuelles Angebot für die Umsetzung des Projektes durch die K3 Innovationen GmbH.

Lesen Sie weitere Informationen zur Projektumsetzung und den anschließenden Service-Leistungen der K3 Innovationen GmbH.

Angebotsannahme

Sobald der Kunde das Angebot schriftlich angenommen hat, beginnt das Team der K3 Innovationen GmbH mit der konkreten Planung.

Zeitplan

Im Rahmen des Projektmanagements werden alle großen und kleinen Meilensteine festgelegt, so dass in der sich nun anschließenden Projektumsetzung der umfassende Überblick stets gewährleistet ist.

Projektumsetzung

An der Erstellung der individuellen IntranetBOX für das Kundenunternehmen arbeiten auf Seiten der K3 Innovationen GmbH zeitgleich Administratoren, Programmierer und Designer. Der Kunde hat aber nur einen Ansprechpartner, den zugewiesenen Projektleiter, was die Wege und Abstimmungszeiten kurz und effektiv macht.

Customizing

Einer der ganz großen Vorteile der IntranetBOX, der in der Umsetzungsphase zum Tragen kommt, ist ferner, dass die Anbindung an viele gängige Drittsysteme meist unproblematisch möglich ist.

Anbindung von Drittsystemen

Beim Kunden bereits bestehende und genutzte Plattformen können über Schnittstellen und Konnektoren verbunden werden. Außerdem ist bei speziellen Kunden-Anforderungen das mögliche Customizing ein großer Pluspunkt der IntranetBOX.

Qualitätskontrolle

Wenn die neue IntranetBOX fertiggestellt ist, wird sie von dem Spezialisten-Team im Rahmen einer Qualitätskontrolle noch einmal auf Herz und Nieren geprüft. Erst, wenn alle Punkte aus dem Pflichtenheft erfüllt sind, erfolgt die Abnahme durch den Kunden.

Schulung

Im Anschluss erhalten entweder ausgewählte Mitarbeiter, z.B. Redakteure/Administratoren oder das gesamte Team des Kunden eine Schulung durch die Profis der K3 Innovationen GmbH. Das System steht währenddessen schon so weit bereit, dass der Kunde mit dem Einpflegen interner Daten beginnen kann. Der spannende Moment des sogenannten GO LIVE ist nun gekommen. Die Mitarbeiter des Kunden können die IntranetBOX nun im kompletten Umfang mit allen Zusatzfeatures nutzen.

Support & Service

Das Team der K3 Innovationen GmbH steht dem Kunden aber auch weiterhin unterstützend zur Seite, sei es für allgemeine Fragen, aber auch in Form einer Partnerschaft mit einem Service-Level-Agreement für den Support, die Weiterentwicklung, das Customizing oder die Implementierung später notwendig werdender Zusatzmodule.